Optimierung Berichtswesen (Automotive)

Ausgangssituation

Der betrachtete Kunde zählt zu den führenden internationalen Automobilzulieferern und hat einen Schwerpunkt bei der Entwicklung und Herstellung qualitativ hochwertiger Benzin- und Dieselsysteme, Chassissysteme und Automobilelektronik. Der betrachtete Geschäftsbereich entwickelt, appliziert und fertigt in einem internationalen Verbund Dieselsysteme, die dazu beitragen, Fahrzeuge sauberer und sparsamer zu machen. Der analysierte Standort ist mit seinen 4.500 Mitarbeitern Leitwerk für diverse weitere Werke in 5 Ländern.

Lösungen

In Hinblick auf eine Einführung von SAP ERP und SAP BW am betrachteten Standort wurde ein Projekt aufgesetzt, das die folgenden Ziele zum Inhalt hatte:

• Reduzierung des Berichtsvolumens um über 50 %
• Reduzierung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeit bei der Berichtserstellung
• Erhöhung des Grades der Standardisierung

Die Projektlaufzeit wurde auf 3 Monate festgelegt. Die erste Projektphase umfasste die Aufnahme, Strukturierung und Dokumentation des bestehenden Berichtswesens. In Phase 2 des Projektes erfolgte die Analyse der Ergebnisse der Ist-Aufnahme hinsichtlich:

• Informationsbedarf und -angebot
• Redundanzen
• Berichtsverknüpfungen
• Zeittreiber der Berichtserstellung

In Phase 3 wurde anschließend ein konkreter Maßnahmenkatalog mit Priorisierung und die Begleitung der Umsetzung der verabschiedeten Optimierungsansätze erarbeitet.

Ergebnis

Zur Sicherstellung der Projektziele und Einhaltung der zeitlichen Vorgaben wurde ein aus Kunden-Mitarbeitern und WIAG-Beratern bestehendes Projektteam gebildet, das in der 3-monatigen Projektlaufzeit permanent für das Projekt zur Verfügung stand. Um Transparenz hinsichtlich der durch hohe Komplexität und Vielschichtigkeit charakterisierbaren Berichtsersteller- und -empfängerbeziehungen zu schaffen, wurden über 125 Ersteller- und 30 Empfänger-Interviews mit mehr als 250 Mitarbeitern durchgeführt, innerhalb derer die vollständige Erhebung und Dokumentation der Berichte inkl. der Informationsflüsse erfolgte. Insgesamt wurden ca. 3.000 Einzelberichte auf ihr Reduktionspotenzial vor und im Zuge der anstehenden SAP-Einführung untersucht, wobei u.a. in Berichtsfrequenz und Berichtsaufwand nach verschiedenen Bereichen differenziert wurde. Als führendes Instrument wurde hierbei das Toolsets der „quantitativen und qualitativen Berichtsanalyse“ zur Ermittlung der Zeittreiber, Durchlaufzeiten, Datenquellen, Sender-/Empfängerbeziehungen, Kennzahlendefinitionen und Standardisierung eingesetzt. Auf Grundlage einer harmonisierten und aggregierten Berichtsmatrix wurde ein konkreter Maßnahmenkatalog zur Berichts- /Aufwandsreduktion erstellt. Insbesondere wurde hierbei auf die konkrete Maßnahme, das einzusetzende Instrument und das entsprechende Potential p.a./Std. gezielt.

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Carsten Lückel

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