Brexit und SAP-Systeme

Die wenigsten Unternehmen sind bisher auf den Brexit vorbereitet!

Durch das monatelange Hin und Her bezüglich des EU-Austritts Großbritanniens sind viele Unternehmen heute schlechter vorbereitet als noch 2019. Dazu müssen viele Unternehmen heutzutage auch noch keinen Non-EU Außenhandel abwickeln, allerdings werden sie in Zukunft dazu gezwungen sein, wenn weiterhin Geschäfte mit Großbritannien abgewickelt werden sollen. Gerade für den Non-EU-Außenhandel müssen in SAP viele Prozesse umgestellt werden.

Wir haben daher unser Angebot erweitert, und bieten nun ein dreistufiges Maßnahmenpaket an, um Sie bestmöglich auf den Austritt Großbritanniens vorzubereiten. Was jetzt schon klar ist: Ohne korrekte elektronische Zollanmeldung bleiben der LKW und damit die Ware stehen. Mangels Park-Kapazitäten an den Zoll- und Fährhäfen möglicherweise bereits schon auf Ihrem Hof. Sprechen Sie auch daher rechtzeitig mit Ihren Spediteuren und Ihren Zollagenten. Sie werden ggf. neben SAP Spezialisten auch mehr LKWs und Zollfachleute brauchen!

Der Brexit und Ihr SAP-System: Was ist zu tun?

Durch jede gescheiterte Abstimmung im britischen Unterhaus und jeden Tag, der verstrichen ist, stieg die Wahrscheinlichkeit, dass es zu einem „ungeordneten Brexit“ kommen wird. Ungeordnet meint, dass es eben keine vertraglichen Regelungen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich mehr geben wird. Durch einen ungeregelten Austritt der Briten aus der EU wird das Vereinigte Königreich ein sogenannter Drittstaat. Waren können dann zwischen der EU und UK nicht mehr zollfrei ein- und ausgeführt werden und ab dem 01. Januar 2021 gilt der Warenverkehr mit Großbritannien als Exportgeschäft.

Welche konkreten Maßnahmen müssen daher jetzt zeitnah vorbereitet werden? Hier kommt es auf die Ausgangssituation an: für den Export nach Großbritannien sind in der Regel nur kleine Änderungen notwendig, für Unternehmen mit Sitz in Großbritannien sind größere Anpassungen erforderlich.

Brexit und SAP-Systeme: Unsere Empfehlung

Wir empfehlen Ihnen daher dringend, die Zeit bis zum 31. 12.2020 für die weiteren Vorbereitungen auf den Austritt zu nutzen, Ihr SAP-System entsprechend zu aktualisieren, die Geschäftsprozesse zu überprüfen, gegebenenfalls notwendige Steuernummern und weitere Maßnahmen für alle betroffenen Länder zu beantragen und mit den Anwendern dann notwendige Umstellungen der Stamm- und Bewegungsdaten zu planen.

Darüber hinaus ist es unabdingbar, die betroffenen Fachbereiche zu koordinieren und rechtzeitig an einen Tisch zu bringen, denn die Veränderungen betreffen neben der IT insbesondere die Fachbereiche Vertrieb, Versand, Logistik und den Außenhandel.

Umstellungen in SAP ERP nach dem Brexit

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht, welche Einstellungen zu überprüfen sind.

Grundeinstellungen im Customizing

Im SAP-Customizing der allgemeinen Einstellungen für Großbritannien ist das Kennzeichen „Mitglied der EU“ zu entfernen.

Im Customizing des Außenhandels müssen ebenfalls die länderrelevanten Daten für Großbritannien angepasst werden. INTRASTAT-Meldungen sind nur für Länder der Europäischen Gemeinschaft relevant und daher dann eben nicht mehr für Großbritannien. Da es sich nach einem Brexit um einen Handel mit einem Drittland, also um grenzüberschreitenden Warenverkehr, handelt, ist dafür eine EXTRASTAT-Meldung verpflichtend.

Zoll- und Versandpapiere nach dem Brexit

Wenn Großbritannien nicht mehr zur EU gehört, ist die zollrechtliche Abwicklung wie mit einem Drittland zu behandeln. Hier können dann die bisherigen Papiere aus der Exportabwicklung genutzt werden.

Umstellung der Steuerfindung

Neben den zollrechtlichen Umstellungen gibt es auch steuerrechtliche Einstellungen, die ebenfalls angepasst werden müssen. Wenn Sie im SD-Kundenauftrag automatisch das Steuerkennzeichen ermitteln, muss für Ihre britischen Kunden zukünftig ein anderes Steuerkennzeichen gefunden werden. Denn bei dem ungeregelten Austritt von Großbritannien aus der europäischen Union handelt es sich in Zukunft bei Lieferungen von Produkten und Dienstleistungen nicht mehr um einen steuerfreien innergemeinschaftlichen Verkehr, sondern um ein Exportgeschäft. Eine steuerfreie Ausfuhr müssen Sie dann mit den entsprechenden Zollunterlagen belegen.

Neben den notwendigen Customizing-Einstellungen und dem neuen Konditionssatz für die Steuerfindung müssen auch die entsprechenden Stammdaten gepflegt werden. Dies kann Kunden- und Lieferantenstammdaten, aber auch Werksdaten betreffen.

Neben dieser Umstellung zur Ermittlung des Steuerkennzeichens, gibt es eine weitere gesetzliche Vorgabe aus Großbritannien: Seit dem 1. April 2019 müssen entsprechende Unternehmen ihre Mehrwertsteuerdaten elektronisch an die britische Steuerbehörde HMRC übermitteln (MTD VAT). Diese Umstellung erfolgt allerdings unabhängig von einem Austritt Großbritanniens aus der EU.

Präferenzabwicklung

Die Ermittlung des Warenursprungs wird nach dem harten Brexit auch anders ablaufen müssen. Insbesondere müssen die Ursprungserklärungen für alle Vorprodukte aus GB angepasst werden. Hier ist vor allem in der Übergangsphase auch noch zu prüfen wie UK-Ware, die vor dem Brexit importiert wurde und damit EU-Ursprung hat, von UK-Ware nach dem Brexit getrennt werden kann, die dann einen Drittlandsstatus hat.

Weitere Funktionen und Themen

Die oben beschriebenen Einstellungen stellen das Minimum dar, um die notwendigen Änderungen der gesetzlichen Anforderungen abzudecken. Aber es kann auch weitere Auswirkungen geben, die zu Umstellungen im System führen. Verzögerte und längere Zollabwicklungen führen zu späteren Lieferterminen, was wiederum in der Versandterminierung und in Parametern der Disposition zu berücksichtigen ist.

Des Weiteren kann es für Unternehmen Sinn machen, Gesellschaften in UK bzw. außerhalb Großbritanniens zu gründen,  was umfangreiche Änderungen der Organisationseinheiten in SAP nach sich zieht.

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